אני מקיים מידי חודש המון פגישות. למרות שאנחנו ב-2019, ואפשר לקיים פגישות דרך האינטרנט בקלות ובלי לצאת מהבית, הרבה פעמים אין תחליף לפגישת היכרות פנים אל פנים. פגישה שמתחילה בלחיצת יד, ובשתיית כוס קפה ביחד, לרוב מניבה יותר פירות מאשר מול המסך.
אבל בתכל׳ס, פגישות זה דבר מאוד מעייף.
קודם כל, קביעת הפגישה עצמה. זו משימה שיכולה לקחת יותר זמן מהפגישה עצמה. עד שמוצאים תאריך מתאים לשני הצדדים, ואז צריך למצוא מקום נח לפגישה, ואז לרוב תהיה דחייה מאחד הצדדים, קביעת מועד חדש, וככה יכול לעבור זמן רב עד שהפגישה תצא לפועל.
בפוסט הזה ריכזתי לך כמה טיפים, שאני משתמש בהם באופן אישי והם הפכו את כל נושא הפגישות אצלי להרבה יותר קל וכיף.
תזמון פגישות
אני מעדיף תמיד לרכז את הפגישות למינימום ימים. אם אני כבר יוצא מהמשרד, אז אני מעדיף לבצע לפחות שתי פגישות ברצף. המצב האידיאלי הוא יום מלא בפגישות, שלאחריו יום מלא במשרד – כי בכל זאת, במקצוע שלנו רק עם פגישות לא הולכים למכולת.
במידה ויש לי פגישה בודדת, תמיד אעדיף לבצע אותה בתחילת היום, כך ששאר היום נשאר לי פנוי לדברים אחרים. פגישה באמצע היום משבשת לי לגמרי את סדר היום, ולא מאפשרת לי לעבוד בצורה פרודוקטיבית.
(אני לא מתחיל משימות ארוכות כי תיכף אני צריך לצאת, וכשאני חוזר מהפגישה למשרד לוקח לי זמן להיכנס בחזרה לעניינים).
מאותה סיבה, תמיד אעדיף לרכז את מיקום הפגישות לאזור מסוים, במקום לבזבז זמן על נסיעה לפגישה בצפון ולאחריה פגישה בדרום, מה שאומר המון המון זמן ריק בדרכים.
אפרופו נסיעות, הרבה אנשים לא משאירים ביומן מספיק זמן לנסיעה עצמה. מה שגורר כמובן איחורים בפגישות הבאות. בשביל זה היומן שלי מסונכרן לוויז, ואני מקבל התראה מתי אני צריך לצאת מהפגישה הנוכחית כדי להספיק להגיע לפגישה הבאה שלי בזמן.
קביעת הפגישה
עד לא מזמן הייתי קובע את הפגישות בצורה הבאה:
- נכנס ליומן, ומחפש 3 תאריכים אופציונליים.
- לאחר מכן נכנס למייל ושולח את התאריכים הללו לאדם שאיתו אני אמור להיפגש.
- במקרה ואכן אחד התאריכים מתאים גם לו, מוציא זימון ומכתב אותו גם כן.
- במידה ולא, חוזר שוב על השלב הראשון והשני עד שמוצאים זמן שמתאים לשנינו.
עד שבשלב מסוים גיליתי את התוסף המדהים הזה למייל שנקרא MixMax. לתוסף הזה יש יכולות רבות, אבל מה שבעיקר קרץ לי בו – זו האפשרות לקבוע פגישות בקלות ובמהירות.
היום -באמצעות התוסף הזה- אני קובע את הפגישות בצורה הפשוטה הבאה:
נכנס למייל וכותב מייל חדש, בוחר מתוך סרגל התוסף את האפשרות ״פגישות״ – וזה פותח לי את היומן שלי, ומציג לי את התאריכים הפנויים.
ביומן אני מסמן את כל התאריכים האופציונליים מבחינתי, כותב למעלה תיאור של הפגישה ומיקום, ושולח את המייל. בצד השני, מי שמקבל את המייל רואה בצורה יפה את התאריכים המתאימים, וברגע שהוא לוחץ על תאריך מתאים, זה מוציא אוטומטית זימון לשנינו.
(אגב, אם בהמשך הוא ירצה לשנות לתאריך אחר, הוא פשוט ייכנס למייל בחזרה וילחץ על תאריך רצוי. במידה והתאריך עדיין פנוי הזימון ישתנה אוטומטית)
בצורה כזאת, ההתעסקות שלי עם זימון פגישות הצטמצמה משמעותית, והיומן שלי מתמלא במהירות וביעילות.
מיקום לפגישה
הרבה מהפגישות שלי נערכות אצלי במשרד, או במשרדים של אנשים אחרים. לעתים, בעיקר כשאנחנו רחוקים אחד מהשני, הפגישות נקבעות באמצע הדרך, לרוב באחד מבתי הקפה באזור.
באופן קבוע, אני משתדל לבחור בבתי קפה ״חברתיים״. לדוגמה, בית הקפה החדש בבניין של עמותת ״שלווה״ בירושלים, המעסיק צעירים עם צרכים מיוחדים.
ניתן לראות רשימה של בתי קפה כאלו ממש כאן: https://www.orelshaked.com/socialcoffee
במידה ורוצים מקום פחות המוני, ישנם לא מעט לוביים של בתי מלון ובנייני משרדים, בהם אפשר לשבת בנחת ובשקט ולנהל את הפגישה בצורה נוחה ונעימה.
אני מאוד אוהב את הלובי של מלון ״כפר המכביה״, תמיד יש מקום בשפע והרבה שקט. לפגישות רציניות יותר אני עולה לטרקלין העסקי בקומה השנייה (בתשלום גבוה יותר), ושם אני נהנה גם מבר משקאות ונשנושים, אינטרנט אלחוטי איכותי, וכורסאות נוחות יותר.
פגישות במסעדות פחות נוחות, מאחר ויש שם רעש תמידי של מלצרים, נקישות סכו"ם, וכל רבע שעה מלצר שמגיע לשאול אם הכל בסדר וקוטע את השיחה.
לנצל את הדרך
פגישות זה אומר גם נסיעות, ונסיעות זה אומר זמן פנוי. במקום לשמוע רדיו או מוזיקה, אני מנצל את הדרך לשיחות טלפון יזומות. אני מראש קובע ביומן זמנים לשיחות טלפון עם אנשים, וגם מבקש מאנשים שרוצים לדבר איתי להתקשר אליי בזמנים האלו בהם אני נמצא בדרכים.
ככה במקום לבזבז זמן במשרד על טלפונים, אני מנצל את הדרך לשם כך. כמובן, את ״הפגישות הטלפוניות״ הללו אני קובע באותה יעילות כמו את הפגישות הפיזיות, והנה לנו רווח כפול של ניצול זמן.
רק שיהיה ברור, אני מקפיד מאוד על חוקי הנהיגה, ואני משתמש באוזניות AirPods של אפל, אשר מאפשרות לי לא לגעת במכשיר הנייד כלל.
פגישה אינטרנטית
וכמובן, יש לנו היום את האפשרות לקיים פגישות בקלות בלי לצאת מהמשרד, ואפילו בלי לקום מהכסא.
אני מנצל את האפשרות הזאת בעיקר לפגישות עם אנשים מחו״ל, או עם עובדים ולקוחות, שזו לא הפעם הראשונה מולם. אפשר לעשות גם ״פגישות וועידה״ מרובות משתתפים, ואני מעביר ככה גם שיעורים לקבוצות קטנות.
זה גם מעולה כשצריכים להעביר הדרכות על המחשב, ואפשר לשתף את המסך עם הצד השני בצורה קלה ויעילה.
אני משתמש עם תוכנת ZOOM שנותנת פתרון מצוין, מהיר, ובלי להיתקע באמצע, וגם עולה מחיר סביר לחודש.
כמה טיפים נוספים:
- כשמוציאים זימון לפגישה, למלא את כל הפרטים. עם מי נפגשים, איפה בדיוק (כולל קומה, חדר, ואיפה יש חנייה קרובה), וכן לתאר בקצרה את נושא הפגישה. זה מצוין במיוחד לפגישות שנקבעות מראש לתאריך רחוק. אצלי לדוגמה, כבר יש לי פגישה שנקבעה לחודש פברואר 2020.
- תמיד לפגישות בחוץ אני לוקח איתי את הלפטופ שלי. ככה אני מנצל זמן של איחורים או ביטולי פגישות, ויכול להמשיך לעבוד.
- אם אני מקיים סדרה של פגישות אחת אחרי השנייה, אני תמיד משאיר לי מרווח של עשר דקות לסיכום בין פגישה לפגישה. הסיכוי שאזכור בסוף היום את כל סיכומי הפגישות הוא אפסי, ואין כמו לכתוב מיד כשהכל עוד טרי בראש.
- לצורך כתיבה וסיכום של פגישות, אני משתמש במחברת של EVERLAST, שמאפשרת באמצעות האפליקציה לצלם את הדף ולהעלות במהירות לאחסון במכשיר הנייד. לאחר מכן אפשר עם מגבון לנקות את הדף ולכתוב מחדש. זה חוסך לי את הצורך להסתובב עם דפים, והכל מתויק אצלי באחסון הנייד בצורה מסודרת. הנה סרטון קצר שמדגים את יכולות המחברת:
מקווה מאוד שנהנית מהפוסט, ואם יש לך טיפים נוספים בתחום אשמח מאוד לראות אותם כאן בתגובות.
